Microsoft Excel to niezastąpione narzędzie, które w znacznym stopniu ułatwia oraz przyspiesza pracę biurową. Program jest stale aktualizowany, a oferowane przez niego funkcjonalności pozwalają nie tylko na sprawne przetwarzanie danych, ale również zarządzanie firmową dokumentacją czy też ofertami handlowymi. W niniejszym tekście postanowiliśmy dokładnie przyjrzeć się tej aplikacji i sprawdzić, jak można wykorzystać Microsoft Excel w firmie lub urzędzie.
Zarządzanie firmowym budżetem
Excel to potężne narzędzie obliczeniowe, które znajduje zastosowanie w działach odpowiedzialnych za kwestie związane z księgowością. Zaawansowane matematyczne funkcje pozwalają zamienić zwykłe wiersze oraz kolumny w złożone mechanizmy do przetwarzania danych finansowych i kontroli firmowego budżetu. Oczywiście, program okaże się najbardziej przydatny, kiedy opanujemy jego wszystkie możliwości, jednak Excel jest przyjazny nawet dla tych pracowników, którzy na co dzień nie mają styczności z obsługą arkuszy kalkulacyjnych.
Automatyczne uzupełnianie formuł czy też funkcja „Powiedz mi” maksymalnie uprzyjemniają doświadczenie użytkowników i eliminują niepotrzebną frustrację związaną z problemami w znalezieniu potrzebnych funkcjonalności. Wystarczy tylko wpisać pożądaną frazę, a program sam zasugeruje nam, która z jego opcji okaże się najbardziej przydatna. Podobnym ułatwieniem są też gotowe szablony oraz wykresy – z ich pomocą można błyskawicznie przedstawić bilans finansowy firmy czy też prognozowane wydatki.
Przejrzyste harmonogramy
Racjonalne i efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi wcale nie jest łatwym zadaniem, jednak można je w znacznym stopniu usprawnić z pomocą poczciwego Excela, którego znajdziemy nawet w podstawowych pakietach biurowych Office. Wygodna edycja oraz szeroka możliwość modyfikowania wyglądu tabel sprawia, że arkusz kalkulacyjny od firmy Microsoft w mgnieniu oka zamieni się z pustego dokumentu w przejrzysty rozkład dnia dla wszystkich pracowników danej firmy.
Wykorzystując Excel można opracować zarówno harmonogramy dnia pracy dla całych działów, jak też poszczególnych członków personelu – niezależnie od tego, czy mowa tutaj o klasycznym biurze, małym punkcie usługowym czy też magazynie. Takie rozwiązanie z pewnością przypadnie do gustu tym, którzy lubią planować wszystko w najmniejszych szczegółach.
Gotowy dokument przyda się nie tylko szefowi lub przełożonemu, ale również samym pracownikom, którzy będą mieli do niego wygodny wgląd dzięki dostępowi online.
Tworzenie baz kontaktów
Dobrze opracowana baza kontaktów przyda się nie tylko w call center, ale także w wielu innych firmach, którym zależy na utrzymaniu pozytywnych relacji ze swoimi partnerami biznesowymi oraz odbiorcami usług lub produktów.
Microsoft Excel jest idealnym programem do tworzenia podobnych dokumentów, ponieważ pozwala zarówno na szybką edycję, również symultanicznie, dzięki umieszczeniu pliku w chmurze, jak też bezproblemowe porządkowanie danych – dodaje specjalista reprezentujący firmę Klucz System z Gorzowa Wielkopolskiego, która zajmuje się sprzedażą kluczy aktywacyjnych do oprogramowania.
Arkusz zawierający informacje o klientach nie tylko usprawni działanie działów reklamacyjnych oraz obsługi, ale umożliwi również opracowywanie efektywniejszych kampanii marketingowych lub sprzedażowych.
Opracowywanie i uzupełnianie firmowych dokumentów
Żadna firma lub urząd nie obejdzie się bez wewnętrznej wymiany dokumentów, które pozwalają kontrolować bieżące działania i sprawdzać ich dokładne wyniki. Dane dotyczące sprzedaży, liczby pozyskanych klientów czy też pracy konkretnych działów mogą być automatycznie przetwarzane – uzyskane w ten sposób informacje można następnie wykorzystać do tworzenia różnego rodzaju symulacji, np. prognozowanej sprzedaży.
W wielu przypadkach Excel stanowi narzędzie pomocnicze – przykładowo wówczas, gdy dany dokument warto uzupełnić o przejrzyste wizualizacje zgromadzonych danych. Dostępne natywnie szablony wykresów, tabel czy diagramów są idealnym rozwiązaniem, które pozwala na błyskawiczne przedstawienie najważniejszych informacji w przystępnej formie graficznej. Z pewnością docenią to pracownicy, którzy na co dzień muszą przedzierać się przez gąszcz tekstu.
